- Amaç
Bu talimat, bilgi ve bilgi varlıklarını olumsuz etkileyen gerçek veya şüpheli durumlara, bilgi sistemlerindeki açıklıklara karşı ve belirlenen şekilde ve zamanda tepkiler gösterilmesini amaçlamaktadır. Bu doküman aynı zamanda çalışanların olay ve zafiyetlere karşı alması gereken tedbirleri ve olay anında izlemesi gereken talimatları tanımlamak amacıyla oluşturulmuştur.
- Kapsam
Bu talimat, aşağıdaki alanlarda şirketin üyelerini etkileyen bir risk, görevini kötüye kullanma veya yolsuzluk ile ilgili olarak bir bireyin (hem şirket içinde hem de dışında) endişesini öne sürdüğü durumları kapsar:
- Finansal, muhasebe,
- Rüşvet ve yolsuzluk,
- Anti tröst uygulamaları,
- Sağlık ve güvenlik için tehlike,
- Çevre için tehlike,
- Ayrımcılık ve taciz.
- Yöntem
Yukarıdaki konular firmamızda “Görevi kötüye kullanma” olarak anılmaktadır. Bu Talimat, kişisel pozisyonunuz ile ilgili endişeleri ya da şikayetleri kapsamaz. Bu Talimat, çalışanlar ve/veya müşteriler, tedarikçiler gibi şirketin üyesi olmayan kişileri de kapsamaktadır. Rüşvet, yolsuzluk, taciz vb. Görevi kötüye kullanma olarak geçen durumların bildirimi web sitemizde bulunan Muhbir Bildirim Formu (S13.F.01) ile firmamıza aktarılabilir.
Bu Talimat kapsamında öne sürdüğünüz herhangi bir konuyla ilgili görevin kötüye kullanıldığı veya kullanılmasının olası olduğu ile ilgili dürüst ve makul bir şüphe yeterlidir, somut kanıtlar istenmez.
“Kişisel Yükümlülük” bölümünün hükümlerine tabi olarak, eğer bir Aliş Makina çalışanı bu Talimat kapsamında bir endişesini dile getirirse, işini kaybetme ya da bunun sonucunda herhangi bir cezadan mağdur olma riskini taşımayacaktır. Aliş Makina dışında bir firmadan gelen bildirimler içinde bildirim yapan kişilerin herhangi bir mağduriyet yaşaması söz konusu değildir. Dürüst ve makul olarak hareket etmeniz şartıyla, endişeleriniz konusunda yanılmış olmanız önemli değildir.
Aliş Makina, bu Talimat kapsamında endişelerini öne süren personelin ve üçüncü kişilerin mağdur olmasını ya da taciz edilmesini hoş görmeyecektir. Bu gibi bir muamele ile ilgili tüm iddialar ciddiye alınacak ve sağlam bir nedene dayanıyorsa potansiyel ağır suistimal olarak araştırılacaktır. Bir iş arkadaşına bu şekilde davranmış olduğu anlaşılan herhangi bir kişi ihbar tazminatı veya ihbar olmaksızın işten çıkarılabilir.
Kişisel Yükümlülük
Bu Talimat altında kötü niyetle yanlış bir iddia öne sürmek ağır suistimal teşkil eder ve disiplin cezalarını ve/veya yasal kovuşturmayı tetiklemesi muhtemeldir.
Görevi kötüye kullanma ile ilgili herhangi bir endişeniz varsa, Muhbir Bildirim Formu (S13.F.01)’nu kullanarak bunu öne sürebilirsiniz (Veriler tüm yetkililerin erişimine ve değiştirilebilirliğine açık değildir).
Muhbir bildirimlerinin verileri sadece üst yönetime (Genel Müdür) ve gerekli durumlarda Kalite Yönetim Sorumlusu’na aktarılmaktadır.
Bu durumda, muhbirlik uyarılarını almak ve bunlarla ilgilenmekten sorumlu kişilerin gizlilik taahhütlerine tabi olduğunu lütfen unutmayın.
Gizlilik
Bu talimat kapsamında öne sürülen herhangi bir endişe, konuyu gündeme getiren kişi, Aliş Makina üst yönetimi ve gerek duyulduğu ölçüde uyarının bildirildiği Kalite Yönetim Sorumlusu arasında gizli kalacaktır. Dolayısıyla, kimliğiniz dahil olmak üzere bu talimat kapsamında verdiğiniz herhangi bir bilgi de gizli kalacaktır.
Bu bakımdan, endişelerin isimsiz olarak bildirilemeyeceğini ve kimliğinizle ilgili bilgi vereceğinizi ve bunun her zaman gizli kalacağını ve uyarının konusu olan kişiye asla iletilmeyeceğini lütfen unutmayın.
İleri sürdüğünüz konunun niteliğine bağlı olarak, şirketin kanun uyarınca bilgilerin bir kısmını ve tamamını üçüncü bir tarafa açıklaması gerekebilir. Bu gibi açıklamalar yapılırsa size bilgi verilecektir.
Konuyu araştırırken Üst Yönetim’e sizin daha fazla bilgi vermenizi gerekebilir. Bir konuyu gündeme getirdikten sonra endişelerinizin düzgün araştırılması için iş birliğiniz şarttır.
Konu araştırıldıktan sonra, bulguların bir raporu size sunulacaktır. Sağlam bir nedene dayandığı kanıtlanan bir endişe öne sürmüşseniz, soruşturmanın bulguları gerekli önlemleri alacak ilgili kişiye de bildirilecektir.
Şirket dışındaki kişilere Aliş Makina şirketinin faaliyetleri ile ilgili kötü niyetli iddialarda bulunmak ağır suistimal teşkil edecek ve şirketin kapsamında araştırılacaktır. Kötü niyetli iddialar öne sürmüş olduğu anlaşılan herhangi bir kişi ihbar tazminatı veya ihbar olmaksızın işten çıkarılabilir.
Kayıt Tutma
Bütün uyarıların merkezi bir kaydı Üst Yönetim tarafından tutulacaktır.
Bu talimat kapsamına girmeyen uyarılar kısa bir süre içinde imha edilecek veya ayrı bir sisteme kaydedilecektir. Bu talimat kapsamına giren ama disiplin veya adli işlemler ile neticelenmeyenler, soruşturma kapatıldıktan sonra 2 aydan daha fazla tutulmayacaktır. Disiplin veya adli işlemler ile neticelenenler, işlemler sona erene kadar muhafaza edilecektir.
Aliş Makina, Gizlilik Politikası ve tüm geçerli yönetmeliklere uygun olarak bu talimat kapsamında toplanan bütün bilgilerin korunmasını sağlamak için tüm uygun güvenlik önlemlerini uygular.
Değişiklik ve erişim hakkı
Yürürlükteki veri koruma yönetmelikleri uyarınca, sizi ilgilendiren verilere erişme, itiraz etme ve düzeltme ve eğer yanlış, eksik ya da eski ise düzeltilmesini veya silinmesini isteme hakkına sahipsiniz.